Préparation et organisation

Nous avons demandé par courrier à Monsieur Le Maire  d' Arles, la Salle des Fêtes et le Square Morizot, pour une manifestation prévue le dimanche 27/09/2009, et de pouvoir disposer des lieux le samedi 26/09/2009, pour la mise en place des tables, de la buvette, et le marquage au sol des stands au dehors.

L'organisation et la préparation s'est faite pendant presque 3 mois.

 Campagne publicitaire (affiches, prospectus, mails, le bouche à oreille)

• Affiches posées dans les commerces, chez quelques médecins, à la Maison de la Vie associative d'Arles, à différents carrefours stratégiques de la ville (ce jour là, nous avons vendu une trentaine de tables), sur les stands de quelques commerçants du marché du samedi, l'affiche a été envoyée par mail à la Maison de la Vie associative de St-Martin de Crau pour y être exposée. Des parents employeurs ont participé à l'affichage (lieu de travail) et ont fait circuler l'information auprès de leur connaissance, famille, etc... Un parent employeur et une assistante maternelle ont passé une annonce sur Facebook, un autre parent employeur  accompagné de son fils (Quartier : Trinquetaille),  a distribué des prospectus dans son quartier et  mis en place des affiches dans quelques commerces . Viviane s'est occupée de son quartier en affichant et en distribuant aussi des prospectus (Le Trébon), un mail sous forme de pavé publicitaire a été envoyé une fois par semaine aux assistantes maternelles, ami(es), connaissances, familles, parents employeurs, associations (plus d'une centaine) annonçant la manifestation et demandant à ce que ce mail devienne une chaîne, démarches téléphoniques auprès de quelques associations. Janine et sa fille ,ainsi qu'un exposant ,ont posé quelques affiches , Sylvie sur Pont de Crau s'est levée à 6h du matin pour aller placer des affiches, Marlène qui s'est démenée sur Raphèles les Arles. Affichage sur Fourques dans deux commerces par des connaissances, Christianne s'est chargée de quelques endroits. Les personnes qui ont pris un stand faisaient passer le message autour d'elles. La dernière semaine avant la manifestation, Francine, Laurence, Hélène, et leurs enfants ont distribué des prospectus dans le quartier de Montplaisir, Nathalie et Anne ont distribué dans les commerces, dans les rues du centre ville, et le samedi matin sur le marché, Gillian a distribué sur le quartier de Trinquetaille et Michèle sur celui de la Roquette. Dans cette fin de semaine, il  a été distribué 2000 prospectus sur fond jaune. Les maris : Michel, Bruno, Gérard et Marc ont participé très activement à cette manifestation et celle du 20 septembre (fête des associations). Nous avons oublié d'afficher à la banque où nous avons ouvert le compte de l'association et c'est dommage pour nous, nous y penserons pour les prochaines manifestations. Nous vous prions de nous excuser s'il y a des oublis de mention de noms et prénoms, c'est involontaire de notre part.

Annonces sur les journaux

• La Provence, Arles magazine, l'Assmat magazine professionnel

Il a été trop tard pour passer l'annonce sur : Le guide (Agenda culturel d'Arles Le TACA qui annonce toutes les manifestations du mois sur Arles et les villages et villes aux alentours. Ce guide est mis à disposition de toutes les personnes et gratuitement à la Maison de la Vie associative, les commerces, les librairies, les cinémas, les théâtres, etc.........). Le TACA nous a sollicités pendant que nous étions en congés.

• La Farandole a répondu à notre mail, mais nous étions encore en congés.
• La Marseillaise, la journaliste n'était pas au rendez-vous.

Les sites Internet

• Site des Petites Bouilles - Arles
• Site du TACA. La manifestation était annoncée sur leur site avec un lien pointant sur le site des Petites Bouilles.
• Site de Vide greniers.org. Même principe que sur le site du TACA. La dernière semaine de la manifestation, il y a eu 885 visites sur l'annonce.

L'association remercie toutes les adhérentes, les enfants, les parents employeurs actuels et ex-parents employeurs, les journaux et toutes les personnes qui ont participé à cette campagne publicitaire.

Vente de billets de tombola et démarchage auprès des commerces pour des lots

Un tirage de tombola étant prévu,il a fallu vendre des billets et pour cela, nous remercions toutes les personnes qui se sont investies dans la vente de ces billets à savoir :

Les assistantes maternelles, Anne, Laurence, Nathalie et Janine. Le jour de la fête des associations, il en a été vendu 57. Les parents employeurs ont joué le jeu dans l'achat et dans la vente de billets. Gérard, mari de Nathalie et Lucas leur fils ont participé à la vente de billets auprès d'amis, de voisins et sur place le jour de la manifestation du 27/09/2009. Nous remercions toutes les personnes qui ont acheté des billets de tombola, ainsi que Monsieur Le Maire.

Anne, Nathalie, Janine et Laurence ont démarché les commerces. De nombreux lots ont été obtenus. 9 sacs de divers lots se trouvaient à disposition des gagnants. Encore une fois, nous remercions les commerces et Laura qui a confectionné les lots avec beaucoup de sérieux.

Le jour J

Merci pour les maris (Bruno, Michel, Gérard, Marc) qui avaient pour mission de gérer le passage des voitures pour le déballage, la mise en place des exposants, et de vérifier que les voitures sortent rapidement dès le déballage, afin que d'autres descendent sur les lieux, après pointage des inscriptions par Laurence qui se trouvait au premier barrage. Ils ont effectué un travail important ce jour là et surtout, il était nécessaire que des hommes soient là.

La buvette et le stand des petites bouilles

Remerciements auprès des assistantes maternelles, des parents employeurs  (nous ne citerons pas les noms, car nous risquons d'en oublier) qui ont apporté  des gâteaux, des beignets, des quiches, des bonbons, du café, des tisanes, des boissons fraîches, sucre, gobelets, mélangeur, cuillère, serviettes en papier, papier essuie-tout, cafetières, bouilloires, vêtements, jouets, etc...... 

Merci pour cette générosité, pour l'esprit et l'entraide associative de tous et toutes. Les fonds récoltés serviront à la gestion de l'association et à une modeste participation financière au projet artistique théâtral pour les tout-petits 0 à 4 ans prévu pour fin 2009 et étalé sur 2010.

Les stands

Il a été vendu 56 tables de 2 M (à l'intérieur) et 35 places de 3M ( à l'extérieur). Il a fait une journée très chaude, les exposants du dehors ont souffert de la chaleur mais ravis de l'ambiance, de la convivialité, et surtout de la buvette.

CONCLUSION : en grand nombre les exposants furent très contents de cette journée et sont prêts à renouveler cette expérience avec les Petites Bouilles à part quelques grincheux comme toujours, il faut qu'il y en ait un peu.